Step-by-step der Hochzeitsplanung
Jede Hochzeit und somit auch jede Hochzeitsplanung ist sehr individuell. Und dennoch gibt es ein Zeit-Muster, das bei der Planung enorm hilfreich ist. Das Zeitmuster für einen Hochzeitsplaner variiert dabei etwas von denen einer DIY-Hochzeitsplanung, denn ein Hochzeitsplaner muss nicht die Lieferzeit eines Brautkleides oder der Ringe berücksichtigen, da dieser in diesem Punkt keinen aktiven Part hat.
Nichts destotrotz steht der Hochzeitsplaner seinen Brautpaaren zur Seite und nennt ihnen die zu erledigenden Dinge, setzt Erinnerungen oder teilt ihnen mit, wann es sinnvoll wäre, sich mit einer Aufgabe zu befassen. So zum Beispiel auch bei der Anmeldung für die standesamtliche Trauung, der Entscheidung, wann ein Termin im Brautgeschäft gemacht oder die Ringe gekauft werden sollten.
In diesem Beitrag möchte ich euch eine grobe Checkliste an die Hand geben, die euch Step-by-Step bei der Hochzeitsplanung eine Hilfe sein soll und die ihr euch immer wieder herholen könnt, wenn ihr euch mal nicht sicher seid. Damit ihr auch immer wieder in diesem Beitrag springen könnt, hier ein grober Überblick der Zeitfenster:
12 – 18 Monate vorher
Dies ist der Zeitpunkt, wo die Hochzeitsplanung ihren Anfang findet. Einige Paare wissen dann schon lange, dass sie heiraten wollen und haben daher die wichtigsten Basics wie Termin festlegen, allgemeinen Rahmen bestimmen (wie und wo feiern, welche Trauungen sollen es werden?), Budget definieren und eine Gästeliste erstellen, geklärt. Andere wiederum haben eben erst beschlossen zu heiraten und dürfen sich diese Fragen noch stellen.
So oder so, im besten Falle, gerade hinsichtlich einer Hochzeitslocation, empfiehlt es sich 18 Monate vorher zu beginnen. 12 Monate sollten es, wenn möglich, auf jeden Fall sein! Zu den oben genannten Punkten, könnt ihr JETZT mit folgenden Dingen anfangen:
- Hochzeitslocations raussuchen und besichtigen
- wichtige Dienstleister kontaktieren (z.B. Foto- und/ oder Videograf, DJ, Caterer, freie Redner, Hochzeitsplaner), Angebote einholen und kennenlernen
- ein Budgetplan erstellen
- Hochzeitsordner für alle Unterlagen und Verträge anlegen
Setzt euch bereits jetzt mit der Papeterie-Frage auseinander, d.h. möchtet ihr Save-the-Daten-Karten an eure Gäste versenden (dies erfolgt ca. 1 Jahr vorher) und wenn ja, sollen diese in einem einheitlichen Design zu Einladungen, Menü-, Tisch- und Dankeskarten usw. erscheinen. Hierfür gibt es tolle Online-Anbieter (z.B. Carino Karten) oder Papeterie-Designer, die auf Wunsch ganz individuelle Designs und Logos für euch erstellen.
7-12 Monate vorher
Gratulation! Die wichtigsten Dinge habt ihr bereits entschieden – egal, wie klein sie euch erschienen sind. Sie sind elementar, um jetzt in der Planung weiter voran zu schreiten. Ihr habt viele Locations besichtigt, Dienstleister kennengelernt und einige Gespräche geführt. Nun gilt es
- Probe-Essen zu vereinbaren, falls für die Entscheidung der Location notwendig
- EINE Location sowie Dienstleister (s. Aufzählung in 12-18 Monate) zu buchen
- die Gästeliste final abzustimmen
- den Budgetplan zu aktualisieren, in dem die vereinbarten Kosten eingetragen werden
- ein Brautkleid zu wählen und zu bestellen
- Trauzeugen zu bestimmen
- Stylisten kontaktieren und Auswahl treffen
- Hotelzimmer in der Nähe der Hochzeitslocation zureservieren (auf Kontingenten-Basis)
- Informationen bei Standes- und ggf. Pfarramt bezüglich Dokumente, Voraussetzungen etc. einzuholen
- (Sonder-)Urlaub für Hochzeit und ggf. Hochzeitsreise beantragen
- Papeterie-Design fest- und/ oder Hochzeitshomepage anlegen
- einen groben Zeit- bzw. Ablaufplan niederzuschreiben (wie wollt ihr es haben?)
- das Hochzeitsauto mieten
Ein durchaus wichtiger Tipp, den ihr immer wieder in meiner Checkliste finden werdet und was ich ALLEN Brautpaaren (auch den meinigen) dringend ans Herz lege: mind. ein freies Wochenende zur Entspannung OHNE über die Hochzeit zu sprechen oder zu planen! Ich erachte dies als soooo wichtig, denn es wird Momente geben, wo es einem zu viel wird und man über wirklich banale Dinge streitet.
5-6 Monate vorher
Der lang ersehnte Tag rückt in greifbare Nähe, es gibt aber immer noch viel zu tun. Es ist ähnlich wie mit einem Eisberg. Man sieht das Wesentliche, nämlich das, was an der Wasseroberfläche schwimmt, doch darunter geht es weiter und tiefer. Ihr habt nun die Wasseroberfläche erreicht und nun geht es „unter Wasser“ – an die filigranen Details. Ihr könnt nun:
- die Anmeldung und das Traugespräch beim Standesamt machen
- ggf. Traugesprächmit Pfarrer oder freier Redner
- die Geschenkwünsche festlegen (Geldwünsche benennen, Hochzeitstisch bei einem Fachgeschäft deiner Wahl erstellen, Honeymoon-Fund zur Finanzierung der Hochzeitsreise)
- Einladungen drucken & versenden
- Blumen und Deko auswählen und bestellen (-> auch Spiel- und Beschäftigungsideen für Kinder)
- Blumenkinder und Brautjungfern bestimmen (ggf. Kleider für beide auswählen)
- wenn gewünscht, Anmeldung für einen Tanzkurs
- Budgetplan aktualisieren
- Hotelreservierungen für Gäste vornehmen, falls die Gäste das nicht selbst machen sollen
- Trauringe bestellen
Der Tagesablauf nimmt Formen an, denn mit der Anmeldung beim Standesamt ist der wesentliche Fixpunkt für die Planung geschaffen und es kann drum herum geplant werden. Wann kann ich, falls geplant, die kirchliche oder freie Trauung einplanen? Wann soll das Brautpaarshooting stattfinden? Wie lange plane ich für den Sektempfang? Wo und wann soll die Hochzeitstorte angeschnitten werden? usw.
Und auch hier plant wieder ein „hochzeitsfreies“ Wochenende zur Entspannung. Ob ihr dabei wegfahrt, einen Tagesausflug plant, die Wohnung streicht oder euch mit Freunden trefft – völlig gleich. Wichtig ist nur, bei Verabredungen mit der Familie oder Freunden darauf hinzuweisen, dass dieses Wochenende mal nicht über die Hochzeit gesprochen wird, sollte es zur Sprache kommen.
3-4 Monate vorher
Ein weiterer Meilenstein in der Hochzeitsplanung habt ihr erreicht: die Einladungen sind verschickt! Die Vorfreude steigt mit jeder Entscheidung. Es wird „realer“. Lasst euch jedoch nicht von der Nervosität oder Vorfreude verrückt machen. Don’t panic - one step at the time! Es ist nun an der Zeit
- die Gastgeschenke zu bestellen
- den Ablauf der kirchlichen oder freien Trauung zu organisieren
- Hochzeitslieder und –texte auszuwählen und im Programmheft einfügen, NACHDEM der Pfarrer oder der freien Redner nochmal drüber geschaut hat
- die Absprache zum Abendprogramm mit den Trauzeugen zu treffen (Wünsche, Eröffnungstanz, Tortenanschnitt, was will ich unter keinen Umständen haben)
- Probetermin Stylist mit anschl. Terminvereinbarung für die Hochzeit
- Hochzeitsanzug bestellen
- Hotelreservierungen für Gäste vornehmen, falls die Gäste das nicht selbst machen sollen
- Budgetplan aktualisieren
- Hotelzimmer für euch reservieren (Tipp: manche Locations schenken dies den Brautpaaren – Fragen kostet nichts!)
- Geschenkeliste aufbereiten
- Probe-Essen bei der Location, um das Menü/ Buffet festzulegen
- ein freies Wochenende zur Entspannung OHNE über die Hochzeit zu sprechen oder zu planen
1 – 3 Monate vorher
Jetzt geht es in die heiße Phase. Es gibt immer noch viel zu tun, aber hetzt euch nicht. Ihr habt es bis hierhin geschafft, die wichtigsten Punkte sind erledigt. Der Rest ist nur noch ein Spaziergang. Viele der zu diesem Zeitpunkt anstehenden Aufgaben, könnt ihr ggf. an die Familie abgeben, wie z.B.
- die Planung eines Junggesell*innenabschieds (JGA) oder eines Polterabends
- die Organisation des Sektempfangs oder die Zubereitung der süßen/ deftigen Teilchen hierfür
- das Sammeln von Ideen eines Gästebuchs und dessen Umsetzung (in Rücksprache oder in Form einer Überraschung)
Weitere Aufgaben, um die ihr euch jetzt kümmern dürft, sind wie folgt:
- Zu- und Absagen prüfen und ggf. nachhaken
- Sitzplan erstellen
- Reisedokumente für Flitterwochen prüfen und falls nötig, neu beantragen (Aufgepasst zwecks Namensänderung nach der Hochzeit! Sprecht am besten mit dem Bürgerbüro eures Wohnortes über die Möglichkeiten und Antragsdauer etc.)
- Tagesablauf im Detail festlegen (Route mit Pufferzeiten planen, Aufgaben verteilen, Foto-Drehplan in Rücksprache mit dem Fotografen einfügen, …)
- Printmaterialien drucken (Programm – und/oder Kirchenheft, Tischplan, Menükarte, Namenskärtchen usw.)
- Hochzeitstorte probieren und bestellen
- ggf. Fingerfood/ Häppchen sowie Getränke für Sektempfang ordern
- Ringkissen kaufen (Tipp: gibt es manchmal vom Juwelier gratis geliehen!)
- kleine Geschenke für Helfer überlegen und bestellen
3-4 Wochen vorher
YEAAH – ihr habt es fast geschafft! Ihr befindet euch auf der Zielgeraden und jetzt wird es ruhiger. Zeit zum Atmen, relaxen, freuen und FEIERN! Denn in dieser Phase der Hochzeitsplanung dürft ihr
- euren JGA feiern
- Streukörbe für die Blumenkinder und ggf. einen Probelauforganisieren
- finale Absprache mit Caterer/ Restaurant
- prüfen, ob alle Bestellungen geliefert wurden (Printmaterialien, Deko- und Geschenkartikel…)
- Utensilien für Notfallkörbchen besorgen, wenn geplant
- Rücksprache und –bestätigung aller anderen Dienstleister
2 Wochen vorher
Ihr seid jetzt bestens vorbereitet – die Planung ist beendet! Entspannt euch! Nächste Woche geht es schon „los“! Trefft die letzten Vorbereitungen für die Flitterwochen, falls ihr direkt im Anschluss verreist und holt die Trauringe und die Hochzeitskleidung ab. Ich rate euch dazu, die Hochzeitsschuhe etwas Probe zu tragen und vielleicht euren Hochzeitstanz mit ihnen (und evtl. dem Reifrock) zu üben. Außerdem solltet ihr in dieser Woche das Beautyprogramm in Form von Gesichtsbehandlungen machen, um böse Überraschungen hinsichtlich Hautirritationen, Allergien etc. am Tag der Hochzeit zu vermeiden. Im worst Case hat die Haut dann nochmal genug Zeit, um sich zu regenerieren. Und wenn nicht, erstrahlt sie dann noch immer am großen Tag.
1 Woche vorher
Es ist Zeit für einen „last checkup“ mit allen Dienstleistern. Besprecht den Tagesablauf, wann wer wo zu sein hat und wer vor Ort Ansprechpartner ist. Übermittelt die endgültige Gästezahl an den Gastronomen und bringt alles zur Location, was ihr bereits fertig ist (Deko- und Geschenkartikel, Notfallkörbchen, Printmedien…). Fangt an zu packen, wenn es nach der Hochzeit in die Flitterwochen geht!
Nehmt euch einen Tag zur Entspannung! Ob ihr dafür ein Tag im Thermalbad verbringt, wandern geht, euch massieren (und in dem Zuge die Maniküre und Pediküre erhält) oder ihr in den Zoo geht – tut, was für euch Entspannung bedeutet, um den Kopf nochmal richtig freizubekommen. Einfach abschalten und die Zweisamkeit genießen. Und vielleicht feiert ihr diese Woche noch euren Polterabend?
1 Tag vorher
Packt alles zusammen, was der Zeremonienmeister (meist Trauzeuge oder Hochzeitsplaner) mitnehmen muss. Dies können folgende Dinge sein:
- eure Personalien, Trauringe und weitere wichtige Papiere
- das Braut-Notfalltäschchen (mit Tempo, Schminke, Bargeld, Handy etc.)
- eure Übernachtungssachen, falls ihr in der Location nächtigt
- Autoschleifen, Blumenkörbe und dessen Inhalt für die Blumenkinder, Ringkissen, Geldumschläge (z. B. für Organist, Kirchenspende etc.) usw.
Falls ihr Getränke für den Sektempfang/ die Location bestellt habt, solltet ihr diese abholen und zur Wunschdestination bringen, wenn nicht anders vereinbart. Abends legt eure Kleidung zurecht und geht früh schlafen! Morgen ist EUER großer Tag. Und falls ihr fürchtet nicht schlafen zu können, trinkt ein Glas Rotwein o.ä. von dem ihr wisst, dass es euch gut schlafen lässt.
Der große Tag ist da!
Heute sollte ihr nur EINES auf eurer To-Do-Liste haben: ENJOY YOUR DAY! Dieser Tag kommt definitiv nur einmal. Ihr habt alles nach bestem Wissen und Gewissen geplant und vorbereitet. Alles was heute nicht in eurem Sinne verläuft, sollte euch nicht aus der Ruhe bringen. Denn es ist wie es ist sagt die Liebe (aus dem Gedicht von Erich Fried).
LUANA Hochzeitsplanung
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„Wo Liebe ist, wird das Unmögliche möglich.“
Mobil: +49 174/ 27 10 22 7
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